Facturatie software voor je autobedrijf: van werkbon naar factuur, en direct in de app van je klant

Waarom factureren in een garage anders is

Een factuur van een garage is geen simpele regel met één bedrag. Er staan arbeid en onderdelen op, soms met verschillende btw-tarieven, en de klant wil zien om welke auto het ging, met het kenteken en de kilometerstand. Al die gegevens bestaan al: op de afspraak en op de werkbon. Het probleem is dat ze in de meeste garages opnieuw worden ingetypt.

Een gewoon factuurprogramma kan prima facturen maken, maar weet niets van je werkplaats. Dan blijf je overtypen: de regels van de werkbon, het kenteken, de onderdelen die de monteur heeft gebruikt. Facturatie software die bij je garagesoftware hoort, begint bij de werkbon. Lees ook waarom één systeem voor je hele garage tijd scheelt.

Wat moet er op een garagefactuur staan?

Werk je voor een ander bedrijf, zoals een leasemaatschappij of een ondernemer met een bedrijfsauto, dan ben je verplicht een factuur te maken, en die moet voldoen aan de factuureisen van de Belastingdienst. Aan particulieren hoef je in principe geen factuur uit te reiken, maar de meeste garages doen het toch: je klant wil weten waarvoor hij betaalt. Deze gegevens moeten er volgens de Belastingdienst op:

• je volledige naam en die van je klant;
• je volledige adres en dat van je klant;
• je btw-identificatienummer (het nummer met NL ervoor);
• je KvK-nummer, als je bij de KvK staat ingeschreven;
• de datum waarop de factuur is uitgereikt;
• een uniek factuurnummer, uit een doorlopende reeks;
• welke diensten je hebt geleverd en de omvang ervan, en welke onderdelen en hoeveel;
• de datum waarop het werk is uitgevoerd;
• het bedrag exclusief btw, apart per btw-tarief, en de eenheidsprijs als die van toepassing is;
• het btw-tarief en het btw-bedrag.

Voor een garage komen daar praktische gegevens bij die de factuur voor je klant duidelijk maken: het kenteken, merk en model, de kilometerstand, een vervaldatum en je IBAN met het factuurnummer als betalingskenmerk.

Van werkbon naar factuur in één klik

Het belangrijkste wat facturatie software voor een garage moet doen: de werkbon omzetten in een factuur zonder dat iemand iets overtypt. In CarYe werkt dat zo:

1. De monteur werkt de werkorder af. Arbeid, onderdelen en bevindingen staan op de werkorder, met een prijs per regel.
2. De werkorder staat op gereed. Pas dan kan er een factuur van worden gemaakt, zodat er nooit een factuur ontstaat voor werk dat nog niet klaar is.
3. Eén klik op Factureren. Dezelfde regels en prijzen komen op de factuur, met het kenteken, de kilometerstand en de klant erbij.
4. Vervaldatum ingevuld. De vervaldatum volgt uit je eigen betalingstermijn (standaard 14 dagen) en kun je per factuur aanpassen.
5. Klaar. De factuur krijgt het volgende nummer, de pdf wordt gemaakt met je eigen logo, en de werkorder staat op gefactureerd.

Heb je een afspraak zonder werkorder, bijvoorbeeld een snelle bandenwissel? Dan maak je de factuur direct vanuit de afspraak, in een paar stappen: klantgegevens, werkzaamheden, overzicht en bevestigen.

Btw, nummering en een factuur die niet meer verandert

Drie dingen gaan bij handmatig factureren vaak mis, en goede software regelt ze voor je.

Btw per regel

Per regel kies je het btw-tarief: 21%, 9% of 0%. Op de factuur staan het totaal exclusief btw, de btw per tarief en het totaal inclusief btw. In CarYe zijn de prijzen inclusief btw, het bedrag dat je klant ook echt betaalt, en de btw wordt per tarief netjes uitgerekend.

Doorlopende factuurnummers

Elk factuurnummer mag maar één keer voorkomen, in een doorlopende reeks. CarYe nummert per jaar: 2026-0001, 2026-0002, enzovoort. Ook als twee mensen tegelijk een factuur maken, krijgen ze nooit hetzelfde nummer.

Een factuur verandert niet meer

Een uitgereikte factuur hoort niet achteraf te veranderen: dat is wat je boekhouder en de Belastingdienst van je verwachten. In CarYe staan de regels en bedragen vast zodra de factuur is gemaakt. Je kunt hem op betaald zetten, of een openstaande factuur annuleren; hij blijft dan als geannuleerd bewaard, zodat je nummering compleet blijft.

Je klant ontvangt de factuur in de app

Een factuur die je klant zelf kan terugvinden, scheelt telefoontjes ("kunt u de factuur nog eens sturen?") en papier. Zo werkt dat bij CarYe:

• Melding op de telefoon. Heeft je klant de afspraak via de CarYe-app gemaakt, dan krijgt hij een melding zodra de factuur klaarstaat: "Je factuur staat klaar."
• Mijn facturen. In de app ziet je klant al zijn facturen, met wat er in totaal, betaald en nog openstaand is.
• Alle details. Per factuur ziet hij de regels, de btw, de vervaldatum en je IBAN, en hij kan de pdf downloaden.
• Bij de afspraak. De factuur hoort bij het bezoek: vanuit de afspraak in de app opent je klant hem met één tik.

En klanten die zonder app hebben geboekt, via je garagepagina of de QR-code aan de balie? Na hun bezoek krijgen ze één e-mail met een persoonlijke link. Installeren ze de gratis CarYe-app, dan staat het bezoek er meteen in, met de factuur en de uitgevoerde werkzaamheden. Natuurlijk kun je de factuur ook altijd zelf afdrukken of als pdf meegeven.

Overzicht van al je facturen

Facturen maken is één ding; weten wat er nog openstaat het andere. In het factuuroverzicht van CarYe zie je in één oogopslag:

• je totale omzet, en hoeveel facturen betaald zijn en hoeveel nog openstaan;
• alle facturen in één lijst, te doorzoeken op factuurnummer, klant of kenteken;
• een filter op status: aangemaakt, betaald of geannuleerd;
• per factuur: bekijken, de pdf downloaden, afdrukken en met één klik op betaald zetten.

Je omzet in cijfers

Omdat elke factuur in hetzelfde systeem staat als je afspraken en werkorders, krijg je de cijfers er zonder extra werk bij. In de statistieken van CarYe zie je je omzet over deze maand, de laatste 30 dagen, 3 maanden of 12 maanden, vergeleken met de periode ervoor, en je omzet per maand in een grafiek. Daarnaast zie je hoeveel afspraken je hebt voltooid, welke diensten het meest gevraagd worden, wie je beste klanten zijn en hoeveel klanten terugkomen.

Koppeling met je boekhoudprogramma

Facturatie software vervangt je boekhoudprogramma niet, maar moet er wel mee samenwerken. Anders typt je boekhouder elke factuur nog een keer over, en dan ben je de tijdwinst alsnog kwijt.

Moneybird

CarYe heeft een koppeling met Moneybird. Je koppelt je administratie in een paar klikken, en daarna gaat het vanzelf:

• Elke nieuwe factuur komt automatisch in Moneybird, als externe verkoopfactuur met het factuurnummer uit CarYe en de pdf als bijlage. Liever zelf kiezen? Zet automatisch boeken uit en stuur een factuur door met de knop Naar Moneybird.
• Je klant komt erbij als contact. Bestaat hij al in Moneybird, dan wordt dat contact gebruikt, zodat er geen dubbele contacten ontstaan.
• Betaald in CarYe is betaald in Moneybird. Zet je een factuur in CarYe op betaald, dan wordt de betaling ook in Moneybird geboekt.
• Nooit dubbel. Een factuur wordt maar één keer geboekt, ook als je de knop twee keer indrukt.
• Geen dubbele post bij je klant. Moneybird stuurt de factuur niet nog eens naar je klant; die heeft hem al in de app of van jou gekregen.

Andere boekhoudprogramma’s

Werk je met een ander pakket, zoals SnelStart? Daar wordt aan gewerkt, en andere boekhoudprogramma’s volgen. Tot die tijd download je je facturen als pdf voor je boekhouder.

Waar let je op bij facturatie software voor je garage?

1. Begint het bij de werkbon? Software die je werkorders kent, bespaart het meeste werk. Een los factuurprogramma laat je alles overtypen.
2. Klopt de btw? Btw per regel, 21%, 9% of 0%, met een specificatie per tarief op de factuur.
3. Doorlopende nummering? Automatisch, zonder gaten of dubbele nummers.
4. Staan je gegevens erop? Logo, KvK, btw-nummer en IBAN, en het kenteken en de kilometerstand van de auto.
5. Hoe krijgt je klant de factuur? Moet je mailen, of vindt hij hem zelf terug in een app?
6. Welke boekhoudkoppeling? Vraag welke pakketten worden ondersteund en wat er precies wordt overgezet.
7. Heb je overzicht? Zie je in één oogopslag wat betaald is en wat nog openstaat?
8. Kun je het eerst proberen? Een gratis proefperiode zonder langlopend contract laat zien of het bij je garage past.

Factureren met CarYe

CarYe is garagesoftware met een klantenapp, gebouwd in Maastricht. Facturen maak je vanuit de werkorder of de afspraak, met de juiste btw en doorlopende nummers, als pdf met je eigen logo. Je klant krijgt een melding en vindt de factuur terug in de app, en facturen en betalingen gaan vanzelf naar Moneybird. Daarnaast regelt CarYe je online afspraken, werkplaatsplanning, werkorders, klantberichten en statistieken.

← Blog voor garages