Alles-in-één systeem voor je autogarage: planning, werkorders en facturen op één plek

Wat is een alles-in-één systeem voor een autogarage?

Een alles-in-één systeem is garagesoftware waarin het hele traject van een klus op één plek staat: de afspraak, de planning in de werkplaats, de werkorder met uren en onderdelen, de factuur en de koppeling met je boekhouding. Wat je bij de afspraak invult, gaat mee naar de werkorder; wat de monteur op de werkorder zet, komt op de factuur. Niemand typt iets twee keer over.

Daartegenover staat werken met losse pakketten: een online agenda of een whiteboard voor de planning, een werkbonnenboek of Excel in de werkplaats, een los programma voor facturen en een boekhoudpakket voor de administratie. Elk onderdeel werkt op zich, maar de stappen ertussen doe je met de hand.

Wat losse pakketten je garage kosten

Het probleem van losse systemen zit niet in één pakket, maar in de overgangen. Op elke overgang gaat tijd verloren en ontstaan fouten.

• Dubbel invoeren. Het kenteken en de klantgegevens staan in de agenda, nog een keer op de werkbon en een derde keer op de factuur.
• Gemiste uren en onderdelen. Wat niet op de werkbon is gezet, komt niet op de factuur. Een vergeten half uur of een filter die niet is genoteerd, is omzet die je laat liggen.
• Avondwerk. Facturen maken na sluitingstijd, omdat overdag niemand de werkbonnen kan uitwerken.
• Geen overzicht. Welke auto staat te wachten op onderdelen? Welke klant wacht op een belletje? Dat staat in iemands hoofd, niet in een systeem.
• Telefoon die de hele dag gaat. Elke afspraak, elke vraag "is mijn auto klaar?" loopt via de telefoon, terwijl je onder een auto ligt.

Een voorbeeld om het concreet te maken: stel dat je per dag tien klussen afhandelt en per klus vijf minuten kwijt bent aan overtypen en zoeken. Dan is dat bijna een uur per dag, ruim vier uur per week. Reken het uit met je eigen aantallen; voor de meeste garages is het meer dan ze denken.

Wat hoort er in een alles-in-één systeem?

Niet elke garage heeft alles nodig, maar dit zijn de onderdelen die samen het verschil maken. Let vooral op of ze met elkaar verbonden zijn: een losse module die je apart moet bijhouden, is gewoon weer een los pakket.

1. Online afspraken

Klanten kiezen zelf een dienst en een moment, ook buiten openingstijd. Jij beoordeelt de aanvraag en bevestigt met één klik. De afspraak staat daarna meteen in de planning, met het kenteken en de klantgegevens erbij.

2. Werkplaatsplanning met capaciteit

Een goede planning weet hoeveel auto’s je tegelijk aankunt, wanneer je pauze hebt en wanneer je dicht bent. Zo plan je nooit meer werk in dan de werkplaats kan doen, en zet je een inloopklant er snel tussen als er ruimte is.

3. Werkorders (de digitale werkbon)

Elke afspraak wordt een werkorder met de werkzaamheden, het voertuig en de klant. De monteur meldt taken klaar en noteert arbeid, onderdelen en bevindingen, ook vanaf een tablet of telefoon in de werkplaats. Iedereen ziet de status: open, in behandeling, wacht op onderdelen of gereed.

4. Onderdelen bestellen vanuit de werkorder

Ziet de monteur dat er remblokken of een distributieset nodig zijn, dan wil je niet eerst de grossier bellen, het artikelnummer overtypen en de prijs later opzoeken. In een goed systeem zie je vanaf de werkorder prijs en voorraad bij je eigen grossier, bestel je direct, en komen de onderdelen meteen op de werkbon te staan. Daarmee staan ze ook vanzelf op de factuur, en vergeet je nooit meer een onderdeel door te berekenen.

5. APK afhandelen in het systeem

Een APK-keuring raakt de afspraak, de werkorder én de RDW. Als je de keuring vanuit de werkorder bij de RDW afmeldt, met de kilometerstand en eventuele gebreken, hoef je niet nog eens in een apart RDW-programma in te loggen. De keuring staat daarna bij het voertuig in de historie, en de nieuwe APK-datum is direct bekend.

6. Van werkorder naar factuur

Is de werkorder gereed, dan wordt hij met één klik een factuur: dezelfde regels, dezelfde prijzen, als pdf met je eigen logo. Dit is de plek waar losse systemen het meest kosten, omdat hier normaal alles wordt overgetypt. Meer daarover in facturatie software voor je autobedrijf.

7. Koppeling met je boekhoudprogramma

Een alles-in-één systeem hoeft je boekhoudpakket niet te vervangen, maar moet er wel mee praten. Facturen en betalingen horen vanzelf in je administratie te komen, met hetzelfde factuurnummer. Dan hoeft je boekhouder niets over te typen en kloppen de cijfers aan beide kanten.

8. Klantcommunicatie

Een bevestiging van de afspraak, een bericht als de auto klaar is, een vraag over extra werk: als dat via het systeem loopt, staat het bij de juiste afspraak en hoef je minder te bellen. Een klantenapp gaat nog een stap verder: de klant ziet zijn afspraak, factuur en onderhoudshistorie zelf terug.

9. Klanten, voertuigen en het RDW-register

Klanten, auto’s en onderhoudshistorie horen bij elkaar. Met een koppeling met het RDW-register vul je met alleen het kenteken het merk, model, bouwjaar en de APK-datum in, en zie je terugroepacties en eerdere APK-gebreken.

10. Team en rollen

Eigenaar, balie en monteurs hebben elk hun eigen toegang. Een monteur ziet zijn taken, de balie de planning en de klanten, en prijzen en facturen ziet alleen wie dat nodig heeft.

11. Inzicht in je cijfers

Omdat alles in één systeem staat, krijg je de cijfers er gratis bij: omzet per maand, hoeveel afspraken er binnenkomen, welke diensten het meest gevraagd worden en hoeveel klanten terugkomen.

Losse pakketten of alles-in-één: de vergelijking

Losse pakketten zijn niet per se slechter. Werk je alleen en doe je vijf klussen per week, dan red je het met een agenda en een factuurprogramma. Zodra er een tweede monteur bij komt of de telefoon de hele dag gaat, wegen de overgangen zwaarder dan de pakketten zelf.

Waar let je op bij het kiezen van garagesoftware?

1. Werkt het in de werkplaats? Software in de browser werkt op computer, tablet en telefoon, zonder installatie. Een monteur met vieze handen wil geen zware computer.
2. Welke koppelingen zijn er? Vraag welke boekhoudpakketten worden ondersteund, of je APK’s bij de RDW kunt afmelden vanuit het systeem, en of je onderdelen bij je eigen grossier kunt bestellen.
3. Hoe komen afspraken binnen? Kunnen klanten zelf online boeken, en bepaal jij welke aanvragen je accepteert?
4. Kun je het eerst proberen? Een gratis proefperiode en geen langlopend contract laten je zien of het past, zonder risico.
5. Helpen ze met de overstap? Diensten, prijzen, openingstijden en planning instellen kost tijd. Goede leveranciers doen dat samen met je.
6. Wat gebeurt er met je gegevens? Kun je je facturen downloaden, en wie heeft toegang tot wat?

Overstappen zonder dat de werkplaats stilvalt

De grootste zorg bij een nieuw systeem is dat het werk stilvalt. Dat hoeft niet, als je het stap voor stap doet:

1. Zet op een rij hoe je nu werkt. Welke diensten bied je aan, wat kosten ze, hoe lang duren ze, wie doet wat?
2. Richt het nieuwe systeem in. Diensten, prijzen, openingstijden, pauzes en capaciteit. Laat je hierbij helpen.
3. Begin klein. Veel garages beginnen met alleen online afspraken en gebruiken de rest pas daarna.
4. Draai een paar weken naast elkaar. Laat het oude systeem nog even meelopen tot iedereen gewend is.
5. Zet de koppelingen aan. Pas als de werkorders en facturen goed lopen, koppel je de boekhouding.

Hoe CarYe dit doet

CarYe is garagesoftware met een klantenapp, gebouwd in Maastricht. Online afspraken, werkplaatsplanning, werkorders, facturen, klantberichten en statistieken staan in één dashboard, en facturen en betalingen gaan vanzelf naar Moneybird. Autogegevens haal je met het kenteken uit het RDW-register, en je planning zet je met één link in Google Agenda, Apple Agenda of Outlook.

Je klanten boeken via je eigen garagepagina of QR-code, zonder app of account, en vinden hun afspraken, facturen en onderhoudshistorie terug in de gratis CarYe-app. Binnenkort komen daar twee dingen bij: APK’s afmelden bij de RDW via A2SP, rechtstreeks vanuit de werkorder, en onderdelen bestellen bij je eigen grossier, die meteen op de werkbon en de factuur komen.

← Blog voor garages